Wat wij met je gegevens doen

Wie wij zijn

Verantwoordelijk voor je gegevens is V.O.F. De Ketelman (verwarming & sanitair), Samuel van Houtenstraat 16, 3515 EB Utrecht. Dat is ons vestigingsadres en geen bezoekadres. KvK 60869526, btw-id NL854096164B01.

Een vraag over je gegevens, of een verzoek zoals hieronder beschreven? Mail naar info@deketelman.nl of bel 06-54677744. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming; die is voor een bedrijf als het onze niet verplicht.

Welke gegevens wij gebruiken, waarvoor en waarom

Een offerteaanvraag via het formulier

Gegevens: naam, telefoonnummer, e-mailadres, adres, postcode en plaats, maten, merk en type van je ketel, je bericht en de foto’s die je kiest.
Waarvoor: je aanvraag beoordelen, een offerte maken en een afspraak plannen.
Op grond van: jij vraagt ons om een offerte; om dat te kunnen doen moeten wij je gegevens gebruiken (artikel 6 lid 1 onder b van de AVG).

Een bericht via het contactformulier, per mail, telefoon of WhatsApp

Gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, postcode en plaats (die laatste twee alleen als je ze invult) en wat je schrijft of vertelt.
Waarvoor: je vraag beantwoorden of een afspraak maken.
Op grond van: gaat het om een afspraak of een opdracht, dan is dat artikel 6 lid 1 onder b. Is het een algemene vraag, dan is het ons gerechtvaardigd belang om vragen van bezoekers te kunnen beantwoorden (artikel 6 lid 1 onder f).

Als je klant wordt

Gegevens: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, gegevens van je installatie, afspraken en facturen.
Waarvoor: het werk uitvoeren, factureren, en garantie en onderhoud regelen.
Op grond van: de overeenkomst die we sluiten (artikel 6 lid 1 onder b) en de wettelijke bewaarplicht voor onze administratie (artikel 6 lid 1 onder c).

Spamfilter en beveiliging van het formulier

Het formulier heeft een onzichtbaar veld dat alleen robots invullen, en het telt per dag hoeveel aanvragen er binnenkomen (zonder persoonsgegevens), zodat de site niet overbelast raakt. Vult iemand het onzichtbare veld toch in, dan bewaren wij 30 dagen wat er is ingevuld, zodat we kunnen zien of er per ongeluk een echt mens is tegengehouden. Wij leggen het IP-adres van bezoekers van het formulier niet vast.
Op grond van: ons gerechtvaardigd belang om onze website en mailbox te beschermen (artikel 6 lid 1 onder f).

Foto’s

Foto’s gebruiken wij alleen om te beoordelen of en hoe we de ketel kunnen vervangen. Locatiegegevens die telefoons in een foto stoppen, haalt de website in je browser weg voordat de foto wordt verstuurd, voor zover je browser dat ondersteunt. Dat geldt niet voor foto’s die je mailt of via WhatsApp stuurt. Zorg dat er geen personen of post met persoonsgegevens op staan.

Met wie we gegevens delen

Wij gebruiken diensten die gegevens voor ons verwerken:

• Amazon Web Services (AWS), servers in Frankfurt: ontvangt het formulier, slaat je foto’s en een tijdelijke kopie van je gegevens op en verstuurt de aanvraagmail.
• Microsoft (Outlook.com): de mailbox waar elke aanvraag binnenkomt.
• STRATO, een Duits bedrijf: host deze website en de mailbox info@deketelman.nl, waar een kopie van elke aanvraag binnenkomt.
• WhatsApp (Meta): gebruik je WhatsApp om ons te benaderen, dan verwerkt WhatsApp je nummer en bericht volgens hun eigen voorwaarden.

Verder geven wij gegevens alleen door als de wet dat vraagt, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.

Buiten de EU. AWS verwerkt je gegevens in Frankfurt. Microsoft en WhatsApp (Meta) kunnen gegevens ook buiten de EU verwerken, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Zij moeten daarvoor passende waarborgen hebben, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wil je daar meer over weten, vraag het ons.

Hoe lang wij gegevens bewaren

• Foto’s via het formulier: 90 dagen, daarna worden ze automatisch verwijderd.
• De tijdelijke kopie van je gegevens bij die foto’s (alleen als je foto’s meestuurt): 90 dagen. Het verwijderen kan een paar dagen langer duren.
• Het logboek van het onzichtbare spamveld: 30 dagen.
• Je aanvraag en berichten in onze mailboxen en op onze telefoon, als er geen opdracht uit komt: uiterlijk 12 maanden na het laatste contact. Een ketelvervanging wordt vaak maanden na de eerste offerte beslist, daarom niet korter.
• Als je klant wordt: zolang dat nodig is voor het werk, de garantie en het onderhoud. Facturen en administratie bewaren wij 7 jaar; dat is een wettelijke plicht.
• Technische gegevens bij STRATO (zoals het IP-adres en het tijdstip van je bezoek aan de website): hoe lang die bewaard worden, bepaalt STRATO.

Cookies en externe verbindingen

Deze website plaatst zelf geen cookies en gebruikt geen tracking of statistieken. Daarom vragen wij geen toestemming en zie je geen cookiemelding. Het formulier slaat niets op je apparaat op.

De lettertypen van deze website staan op onze eigen server. Bij het laden van een pagina maakt je browser dus geen verbinding met Google of andere partijen, alleen met onze eigen server.

Klik je op een WhatsApp-knop, dan ga je naar WhatsApp. Vanaf dat moment gelden hun voorwaarden.

Jouw rechten

Je kunt ons vragen welke gegevens wij van je hebben, ze te corrigeren of te verwijderen, de verwerking te beperken of er bezwaar tegen te maken, en voor zover van toepassing je gegevens in een gangbaar formaat te krijgen. Mail naar info@deketelman.nl of bel 06-54677744.

Wij reageren binnen een maand. Het kost je niets. Om te voorkomen dat iemand anders je gegevens opvraagt, kunnen wij je vragen je te identificeren, bijvoorbeeld door te bellen vanaf het nummer dat je hebt opgegeven. Facturen kunnen we niet binnen de 7 jaar verwijderen, want die moeten we bewaren.

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op, zodat we het kunnen oplossen. Lukt dat niet, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Moet je alles invullen?

Velden met een sterretje hebben wij nodig om je aanvraag te kunnen beantwoorden en je terug te kunnen bellen. Zonder die velden kunnen we niets met je aanvraag. De andere velden zijn vrijwillig; hoe meer je invult, hoe beter wij je een prijs kunnen geven.

Wij nemen geen besluiten over je die uitsluitend door een computer worden genomen en maken geen profielen van bezoekers. Wel filtert de website automatisch spam.